L’organisation d’un séminaire de direction est incontournable pour sortir un peu du cadre habituel afin de motiver l’équipe de pilotage et stimuler la créativité des dirigeants. Cependant, c’est un évènement professionnel qui nécessite une bonne organisation. Pourquoi ne pas déléguer la tâche à un expert du secteur ?
Quel budget prévoir pour l’organisation d’un séminaire de direction ?
L’organisation séminaire de direction requiert un budget assez conséquent, donc il faudra bien se préparer. En fait, plusieurs facteurs peuvent justifier un investissement plus ou moins élevé. La durée fait partie des éléments clés, si le budget est serré, prévoyez un séminaire de courte durée. Il faut aussi prendre en compte le lieu du séminaire. Dans la plupart du temps, les professionnels prévoient un endroit loin de la ville d’implantation de l’entreprise : à la montagne, au bord de la mer, etc. Mais sachez que plus le séminaire sera loin, plus vous aurez à payer plus cher. Le nombre de participants ainsi que les moyens de transport auront également un impact majeur sur le tarif. Optez pour une solution pas chère, mais alliant sécurité et confort pour optimiser les dépenses. Pour la restauration, le coût va dépendre du nombre de repas à servir et de la variété des menus. En ce qui concerne l'hébergement, sélectionnez la gamme de l’établissement en fonction de votre budget. Quoi qu’il en soit, il est conseillé de proposer à chacun des participants une chambre individuelle.
Faites cependant gaffe. Les activités à réaliser pendant le séjour feront largement varier vos dépenses. L’idéal est de fouiner un peu partout pour trouver un établissement proposant un large panel d’activités à prix pas cher.
Pourquoi faire appel à un spécialiste en séminaire de direction?
Organiser un séminaire de direction n’est pas une mince affaire. C’est pourquoi il est fortement recommandé de confier la tâche à un expert du domaine. C’est d’ailleurs le choix le plus judicieux pour donner une note d’originalité à votre évènement. Son intervention vous fera en plus gagner du temps et de l’argent. En effet, il sera votre partenaire privilégié tout au long du projet et grâce à son expertise, il sera en mesure de vous garantir un séminaire à la hauteur de vos attentes et de votre budget. Il apportera également un regard neuf ainsi que des idées créatives à votre évènement.
L’organisation séminaire est assez complexe, il faudrait en effet établir un cahier de charges, choisir un lieu et une salle de réception, fixer un budget, lister les activités à réaliser… L’agence vous déchargera de toutes ces organisations. Cette solution vous génèrera alors moins de stress, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. L’intervention d’un professionnel du métier est un atout non négligeable, son savoir-faire et son expertise vont faire toute la différence. Enfin, vous pouvez économiser une part du budget grâce au réseau du prestataire.
Organiser un séminaire : quelle agence choisir ?
Il faut noter que toutes les agences évènementielles ne se valent pas. Il ne faut donc pas se jeter sur le premier nom que vous trouverez sur internet. Vous devez prendre le temps de vous informer sur le prestataire avant de l’engager. De prime abord, choisissez une agence évènementielle spécialisée dans l’organisation des séminaires de direction. Ensuite, vérifiez son e-réputation en jetant un œil sur les notes attribuées et les avis laissés par les internautes sur le web. Ces informations vous donneront une première idée sur son sérieux et son professionnalisme. L’expérience est aussi un gage d’efficacité. De ce fait, faites un tour sur societe.com pour connaitre son ancienneté et sa situation financière.
Par ailleurs, n’hésitez pas à mettre en concurrence les acteurs pour dénicher la meilleure offre. Lorsque vous aurez présélectionné les agences, communiquez-leur votre brief ou votre cahier des charges (soyez le plus précis possible). Ce document leur donnera toutes les clés en main pour bien préparer les différentes solutions envisageables pour répondre au mieux à vos objectifs et contraintes. Par la suite, évaluez les propositions en vous basant sur plusieurs critères, notamment l’originalité des réponses, le respect du budget, le sens de l’écoute, etc.