L'audit organisationnel est une photographie d'un service ou d'une organisation au regard d'un problème donné à un moment donné. Cependant, la littérature professionnelle et scientifique est restée discrète sur la manière de mener une telle démarche. Les dirigeants d'organisations font souvent appel à des consultants externes ou internes pour évaluer le fonctionnement de leur organisation. En résumé, réaliser un audit organisationnel consiste à comprendre le fonctionnement d'une organisation afin de déterminer ses dysfonctionnements, ses points forts et ses points faibles.
Pourquoi réaliser un audit organisationnel ?
Pour une organisation ou un service, l'audit organisationnel est comme une méthode d'analyse. Il permet de comprendre ses forces, ses faiblesses et son fonctionnement. On peut dire que cet audit est une photographie de l'organisation à un moment donné. Mais un audit organisationnel n'est pas une simple observation. En effet, la compréhension de l'organisation ou de l'entreprise peut permettre de faire une analyse complète afin de pouvoir constater les bons fonctionnements mais aussi les dysfonctionnements. Ensuite, cela permet de proposer des pistes d'amélioration et de mesurer l'efficacité, la productivité pour optimiser l'organisation.
L'audit organisationnel peut porter sur certains départements ou sur l'ensemble de la structure organisationnelle. Il peut être réalisé pour différentes raisons : la volonté d'améliorer les performances, le développement de l'entreprise, la présence de dysfonctionnements, une restructuration, etc. Il est donc réalisé en fonction des attentes et des besoins de la structure. La personne en charge de cet audit doit assurer une vision objective et complète, en tenant compte des objectifs fixés et de la stratégie de l'entreprise. Parfois, à première vue, l'audit peut sembler sévère, mais il doit être perçu comme un outil d'amélioration plutôt que comme un outil de sanction. Qu'il s'agisse d'améliorations souhaitées ou de problèmes majeurs, les dirigeants d'une organisation utilisent l'audit pour évaluer les performances de leur organisation. Aujourd'hui, l'audit s'inscrit dans une logique d'amélioration continue, une méthode tournée et concrète vers l'action, en un mot, c'est un processus vecteur de progrès. qualitiges.org donne plus d'informations sur ce sujet, il existe aussi des professionnels pour vous aider.
Comment fonctionne un audit organisationnel !
Bien qu'un audit organisationnel doit être lié aux besoins et aux demandes de l'entreprise, l'approche de l'auditeur sera souvent mise en place avec les responsables de l'entreprise. En général, l'auditeur est externe à la structure afin d'avoir une vision complète, neutre et objective de l'ensemble de l'organisation. La personne en charge de l'audit organisationnel utilise certains outils pour mener à bien sa mission, tels que des cartes, des organigrammes, des grilles d'audit, etc. L'auditeur prend également connaissance de l'environnement extérieur de l'entreprise (les prestataires externes, la concurrence, etc.). Cet audit comprend plusieurs étapes : la définition de la mission, la collecte des informations, l'analyse et la synthèse. L'auditeur doit toujours prendre en compte les objectifs de l'entreprise et sa stratégie économique.
Comment réaliser un audit organisationnel ?
Avant de réaliser un audit organisationnel d’une structure (entreprise) ou d'un service, il est indispensable de s'assurer de sa faisabilité et aussi de fixer un cadre si nécessaire. Le début du processus est caractérisé par la définition des objectifs et de la mission. Ensuite, les informations nécessaires sont collectées à l'intérieur et à l'extérieur de la structure. La compréhension de l'environnement audité et des problèmes sous-jacents sont des points importants pour le processus. De plus, toutes les informations utiles doivent être collectées car l'audit sera basé sur ces informations ( la compréhension de l'organisation, le rôle de chaque analyse de processus, l'appréciation des outils utilisés, etc.).
L'analyse de ces informations utiles, basée sur la production d'écrits tels que des notes, des synthèses ou des rapports, permet de mettre en évidence les dysfonctionnements afin de les comprendre et de les évaluer. Après cette analyse, le responsable de l'audit doit mettre en place des indicateurs pour mesurer les résultats en fonction des objectifs et rédiger un SWOT (rapport des forces et des faiblesses, des opportunités et des menaces).
Les recommandations, quelle est la dernière étape ?
Cette dernière étape, avec les recommandations, le plan d'action et les axes d'amélioration, peut permettre à l'organisation de corriger les dysfonctionnements et de se préparer à l'étape suivante. Pour travailler à l'amélioration de l'entreprise, de nouvelles mesures correctives doivent être mises en place. Ainsi, certains changements seront mis en place. A la suite de l'audit, on peut constater une amélioration des processus, une meilleure productivité, voire une diminution des coûts. Souvent, ces améliorations sont obtenues grâce au benchmarking, à l'évaluation des meilleures pratiques et à l'identification des leviers d'action. Par exemple, elles peuvent prendre la forme:
- D'une révision des procédures et des processus ;
- D'une cartographie des risques à prendre ;
- Des moyens pouvant permettre un meilleur partage de l'information ;
- D’une restructuration plus importante de l'organisation afin de mettre en place un nouvel organigramme avec de nouvelles descriptions de postes.
L’auditeur, qui peut être un consultant en management ou un consultant RSE, devra réaliser un plan d’action en impliquant les acteurs.